Le service numérique a-t-il une stratégie d’archivage et de suppression, automatique ou manuelle, des contenus obsolètes ou périmés ?
Version 2. Dernière mise à jour le
Objectif
Alléger les bases de données et les serveurs physiques de données non utiles.
Mise en œuvre
Définir une stratégie d’archivage et de suppression des contenus obsolètes, périmés, dépassés ou inutiles à conserver dans le service numérique. Cette stratégie peut être automatique en définissant une date d’expiration et un processus d’archivage et/ou de purge automatique.
De façon complémentaire à des mécanismes d’archivage automatique, prévoir également des mécanismes de suppression manuelle pour les contenus spécifiques qui nécessitent une évaluation humaine.
Cette stratégie est obligatoire pour le sous-ensemble des données personnelles collectées par les services, qui impose de définir et communiquer une durée de conservation des données personnelles (art. 13-2 du RGPD).
Moyen de test ou de contrôle
Pour valider ce critère, vérifier l’existence d’une stratégie d’archivage et de suppression clairement définie, l’existence de mécanismes automatiques et de processus manuels pour les contenus dont le traitement requiert une intervention humaine. Le suivi de cette stratégie pourra être réalisé en évaluant régulièrement le taux d’occupation des bases de données et des serveurs physiques.